Access - 2° lezione

Nella scorsa lezione, abbiamo visto che possiamo assegnare ad ogni campo un particolare tipo di dato. Per ogni tipo, nella "visualizzazione struttura" appaiono una serie di elementi aggiuntivi, in basso, che servono a specificare altre caratteristiche del campo.

Figura 1  - Dettagli Campo "Testo

La dimensione del campo ci permette di determinare, ad esempio, la massima lunghezza della parola (stringa) da inserire.
Per i campi di tipo numerico la dimensione assume un altro significato. Ad esempio, possiamo impostare il massimo numero rappresentabile per gli interi (intero, intero lungo) o per i decimali (precisione, singola o doppia); possiamo inoltre scegliere il formato e quante cifre desideriamo dopo la virgola.
Il formato può essere utile nel caso di un tipo numerico. Tra le altre cose, ci permette di scegliere il formato valuta o la notazione esponenziale.
Valido se, indica i valori consentiti per quel campo. Ad esempio assegnamo la stringa ">1800" nel campo valido se dell'anno di nascita, ad esempio, e scriviamo "anno errato" nell'opzione messaggio errore. Ora se proviamo a scrivere nel campo anno un numero minore o uguale a 1800 apparirà un messaggio di errore.
Valore predefinito, indica un valore che Access inserisce quando non inseriamo nulla. Per il nostro esempio togliamo possiamo non volere nel database la stringa vuota (empty), quindi possiamo scrivere "NULL". Questo valore sarà impostato per ogni nuovo record.


Gli Indici
Nel campo numerico abbiamo anche una voce "Indicizzato".

Figura 2 – campo Indicizzato

Facciamo un esempio, se cerchiamo il numero di telefono di una persona sull'elenco telefonico e il cognome inizia con la lettera "p", non iniziamo la ricerca dalla prima pagina ma cerchiamo direttamente nella seconda metà della lista. L'ordine alfabetico facilita e velocizza la ricerca.

In modo analogo, quando rendiamo un campo indicizzato, Access costruisce un indice interno basato su quel campo garantendo maggiore velocità per ogni operazione che lo riguarda.

Ricordiamo, però, che gli indici occupano spazio e aumentano la complessità del file quindi è meglio non abusarne.
Questo risulta utile per le applicazioni desktop.


Ordinamento
Possiamo visualizzare i dati in ordine basandoci su un certo campo, senza modificare il modo in cui i dati sono memorizzati nel file .mdb. Ad esempio possiamo elencare i libri mettendo i titoli in ordine alfabetico. Nella visualizzazione tabellare, puntiamo il mouse sulla scritta titolo, clicchiamo col tasto destro del mouse e scegliamo il pulsante "ordinamento crescente" (o decrescente).

Figura 3 – Icone Ordinamento

La stessa cosa si può replicare per ogni altro campo.

Filtri

Immaginiamo di avere una tabella con numerosissimi record e di volerne individuare uno in particolare oppure di volerne isolare un sottoinsieme, ad esempio quello dei libri pubblicati tra il 1900 e il 1986.

In questo caso utilizziamo un filtro in base a maschera. Dal menu Home, andiamo nella sezione Ordina e filtra, e dal menu a tendina Avanzate scegliamo la voce Filtro in base a maschera.

Figura 4 – Selezionare un Filtro

Appare una nuova tabella vuota, serve per inserire nei campi delle chiavi di ricerca. Ad esempio, volendo cercare tutti i libri pubblicati nell'anno 1996 basta scrivere 1996 nel campo anno e cliccare sul pulsante applica filtro.

Possiamo utilizzare anche una porzione di testo per effettuare delle ricerche. Ad esempio una parte del titolo. Se cerchiamo un libro di cucina e non ne sappiamo il titolo esatto, scriviamo *ricette* e applicando il filtro otterremo tutti i libri che nel titolo hanno la parola ricette. L'asterisco viene interpretato come "qualunque sequenza di caratteri".

Possiamo anche comporre questo tipo di ricerche. Ad esempio scrivendo ""*ricette*" or "*lazio*"" otterremo i titoli che contengono la parola ricette e quelli che conterranno lazio.